Les entreprises cherchent en permanence à optimiser leurs process pour améliorer le travail de leurs équipes et gagner en efficacité. L’automatisation s’impose comme une réponse de plus en plus plébiscitée : elle prend en charge les tâches répétitives, fluidifie les workflows, limite le risque d’erreurs et fait gagner un temps certain. Pourquoi et comment utiliser Power Automate ? Comet Data vous présente les avantages et des exemples d’usage de ce logiciel d’automatisation Microsoft.
Qu’est-ce que Power automate ?
Power Automate est un logiciel de gestion de flux de travail qui permet d’automatiser des tâches répétitives et de synchroniser des données. Facile d’utilisation, il repose sur un système de glissé-déposé destiné à créer une chaîne d’actions à partir d’un élément déclencheur. C’est une solution intégrée à la suite Microsoft Power Plateforme qui se connecte aux différents outils de la gamme ainsi qu’à d’autres logiciels via leurs API.
Pourquoi utiliser Power Automate ?
Ce logiciel présente plusieurs atouts indéniables :
- Automatiser vos tâches répétitives. La création de flux automatisés permet de prendre en charge des actions courantes (envoi de courriels types, transfert de données, mise à jour de fichiers, reporting, etc.) afin de consacrer pleinement votre temps à votre cœur d’activité. Le programme se connecte à de nombreux outils et transfert instantanément les actions à accomplir, réduisant ainsi l’intervention humaine sur les taches à faible valeur ajoutée.
- Optimiser les workflows existants. Power Automate fluidifie vos process et réduit le risque de retard dans les tâches nécessitant une action humaine. Il peut ainsi notifier en temps réel une personne qui doit valider un élément ou bien encore centraliser automatiquement des informations sur un fichier ou un logiciel après l’envoi d’un formulaire.
- Réduire le risque d’erreurs. Fini les erreurs d’inattention, les mauvaises manipulations et les risques de doublons ! Les actions sont définies étape par étape dans le logiciel puis mises à jour en temps réel.
- Gagner du temps. Power Automate prend en charge les actions chronophages, ce qui permet à vos équipes de se concentrer exclusivement sur les tâches à haute valeur ajoutée.
- Améliorer les échanges entre vos équipes. Cet outil fluidifie le transfert d’informations entre vos différents services. Il facilite ainsi la coordination des différents pôles d’activité.
- Renforcer la sécurité de vos données. Respectant les normes RGPD, le logiciel crypte les informations échangées. Il offre la possibilité de définir des niveaux d’accès aux personnes pouvant modifier les flux. Une alerte peut s’activer si le logiciel détecte une activité suspecte.
Power Automate simplifie la création de worflows grâce à sa bibliothèque de modèles déjà paramétrés. L’utilisateur n’a plus qu’à remplir les champs afin d’intégrer le mécanisme à ses processus métier.
Le déploiement d’une solution d’automatisation à l’échelle d’une entreprise peut demander du temps et une réflexion approfondie. C’est pourquoi Comet Data vous accompagne à chaque étape : analyse de vos process actuels, identification des opportunités pertinentes, mise en place des automatisations et suivi pour vous aider à les adopter. Découvrez nos solutions d’automatisation.
Quand utiliser Power automate ?
Cet outil d’automatisation Microsoft vous permet tout à la fois de :
- synchroniser vos logiciels ;
- mettre à jour en temps réel vos données ;
- automatiser vos tâches ;
- améliorer vos processus ;
- recevoir des notifications automatiques pour fluidifier les workflows.
Synchroniser les logiciels
Power Automate se connecte à près de 1.000 logiciels, applications, services et sources de données. Il se synchronise tout à la fois avec les outils de la gamme Microsoft, mais aussi des logiciels de CRM, d’ERP, des services de Cloud, des programmes de messagerie, des outils de collaboration ou encore des réseaux sociaux.
Cette connexion contribue à créer une synergie entre les logiciels, qui déploient des actions et transfèrent des données instantanément. L’intervention humaine est réduite aux opérations essentielles, ce qui diminue considérablement le risque d’erreur de manipulation.
Mettre à jour les données en temps réel
Cet outil d’automatisation permet d’actualiser en temps réel les données. Fini le risque de doublons ou d’erreurs d’inattention ! Voici quelques exemples d’éléments pouvant être mis à jour automatiquement :
- la base de données de votre CRM après l’envoi d’un email d’un prospect, d’un CV ou d’un formulaire ;
- les informations contenues dans votre tableur Excel ;
- les tableaux de suivis de projets collaboratifs ;
- le suivi des commandes, des préparations et des ventes.
Automatiser les tâches
Power Automate est avant tout un logiciel d’automatisation professionnel. Il se déploie dans chaque secteur d’activité d’une entreprise (commerce, ressources humaines, administration, marketing, etc.) pour automatiser les tâches et transférer les données en temps réel.
De nombreuses actions peuvent être prises en charge par cet outil. En voici quelques exemples courants :
- l’envoi de mails ;
- la gestion des calendriers ;
- la mise à jour des fichiers ;
- les processus de demande ;
- la gestion d’incidents ;
- la notification des parties d’un projet lorsqu’une action est accomplie.
À présent, ce programme intègre l’IA pour améliorer les processus d’automatisation. Cette technologie est en mesure d’extraire des éléments, de classifier des informations, de traduire des textes, d’analyser des données, d’anticiper des résultats à venir et d’identifier de nouvelles opportunités.
Améliorer les processus en créant des flux automatisés
Power Automate vous accompagne dans la standardisation et l’optimisation de vos processus. Définissez chaque étape de votre workflow et les déclencheurs associés. Le logiciel exécute ensuite les actions et envoie une notification si une intervention humaine est nécessaire (validation d’une étape, saisie d’une donnée, envoi d’un message personnalisé, etc.).
Vous gagnez ainsi du temps tout en limitant les risques d’oublis ou d’erreurs. Vous conservez cependant une visibilité complète sur l’avancement de vos tâches.
Vos workflows peuvent tout à fait être mis à jour, ce qui évite d’en recréer de nouveaux. Il est même possible de tester un processus manuellement pour vous assurer qu’il fonctionne bien avant son déploiement.
Attention : le nombre de flux disponibles dépend de votre abonnement.
Recevoir des notifications pour fluidifier les workflows
Plusieurs types de notifications peuvent être paramétrés par Power Automate. Ils servent à la fois à vous :
- informer d’actions à mener (approuver une action, renseigner un élément, etc.) ;
- vous alerter (attribution d’une nouvelle tâche dans un projet collaboratif, survenu d’un incident, etc.) ;
- vous rappeler des événements à venir (réunion Teams, par exemple).
Deux exemples concrets d’usage de cet outil d’automatisation Microsoft
Pour vous aider à comprendre l’utilité de Power Automate dans votre quotidien d’entreprise, voici deux cas d’usage de cette technologie.
Automatisation de processus comptables
Une bonne gestion comptable est essentielle pour garantir la sécurité financière de l’entreprise et respecter vos obligations. Power Automate se synchronise avec les logiciels de finances et de comptabilité pour fluidifier le transfert d’informations et réduire le risque d’erreurs de manipulation.
Il vous accompagne à plusieurs étapes :
- La facturation. Power Automate se charge de récolter des informations, de les trier, de générer des factures et de les faire approuver avant leur envoi aux clients. Il alerte le comptable en cas de retard de paiement.
- La saisie comptable. Le logiciel récolte des informations contenues sur les factures (grâce à des outils de reconnaissance optique de caractères) pour les enregistrer dans les journaux comptables. Il rapproche les paiements des factures associées. Une alerte peut être mise en place en cas de rejet de facture.
- Le suivi des dépenses. Une notification pour approbation ou rejet peut être envoyée à un supérieur lorsqu’un employé remplit un formulaire de demande de dépenses. Une alerte de suivi peut être programmée en cas de dépassement des prévisions.
- La génération de rapports financiers. Power Automate rassemble et trie les données avant de produire automatiquement des rapports financiers. Il est possible de les programmer à intervalles réguliers.
Automatisation du recrutement de nouveaux talents
Le département des ressources humaines peut s’appuyer sur Power Automate pour simplifier ses processus de recrutement. Le logiciel pour se connecter avec :
- un CRM afin de remplir automatiquement la fiche du candidat et de suivre son parcours de recrutement (réception du CV, entretien, embauche ou refus) ;
- un logiciel d’emailing pour envoyer automatiquement un courriel pour rappeler la prise de rendez-vous ou pour tenir le candidat informé de l’avancement de sa candidature ;
- un logiciel de prise de rendez-vous pour proposer des créneaux d’entretiens et les enregistrer ensuite dans des agendas en ligne ;
- un outil d’analyse de texte, pour identifier rapidement les profils les plus qualifiés à partir de mots-clés ;
- un cloud pour centraliser les CV ;
- un programme de signature électronique pour valider la signature du contrat lors de l’embauche.
Power Automate est donc une solution d’automatisation qui fluidifie le travail des entreprises au quotidien. Il améliore la productivité et l’efficacité des équipes, en les déchargeant de leurs tâches chronophages. Cet outil s’applique à tous les pôles d’activité, de la direction aux ressources humaines, en passant par le commerce ou la logistique. Comet Data vous accompagne dans le déploiement de solutions d’automatisation dans votre société. Prenez rendez-vous pour nous partager vos défis du moment.
