Les outils d’automatisation transforment notre manière de travailler. En connectant plusieurs applications entre elles, ils facilitent l’échange de données, fluidifient les processus et réduisent le risque d’erreurs. Résultat : les actions répétitives sont prises en charge automatiquement, et les équipes peuvent se concentrer sur ce qui a de la valeur. Mais devant la multitude d’options disponibles, il n’est pas toujours facile de faire le bon choix. Dans cet article, découvrez 21 outils pour automatiser vos tâches efficacement, quel que soit votre secteur d’activité.
7 outils généralistes pour automatiser vos tâches
Les outils d’automatisation permettent de connecter plusieurs logiciels en eux pour créer des scénarios personnalisés. Ils sont flexibles et couvrent une large variété de besoins : créer des bases de données automatiques, effectuer des rappels, générer des rapports ou encore envoyer des notifications. Certaines plateformes fonctionnent en no-code tandis que d’autres sont plus complexes à apprivoiser. Beaucoup intègrent aussi à présent l’intelligence artificielle (IA) pour traiter une grande masse de données et simplifier le travail des équipes.
Le choix du bon outil dépend de plusieurs facteurs : vos objectifs, vos besoins, votre budget, votre domaine d’activité, les compétences techniques de vos équipes, le niveau de sécurité de l’outil et la qualité de son service clientèle. Voici une sélection de plateformes d’automatisation généralistes.
Zapier
Zapier est l’un des leaders du marché de l’automatisation avec Make. C’est un logiciel complet qui se connecte à près de 5.000 outils. Il propose des scénarios allant jusqu’à 100 étapes, avec la possibilité d’intégrer des réactions en chaîne à partir de déclencheurs.
L’outil est idéal pour les personnes qui débutent, car il propose des scénarios prédéfinis pour les aider à le prendre en main. C’est également un logiciel qui dispose d’une grande documentation, d’un blog, d’une communauté, et il dispense même des cours.
Il existe en version gratuite jusqu’à 100 automatisations, ou en version payante, avec plusieurs forfaits selon vos besoins. S’il fonctionne essentiellement en no-code, des compétences en low code demeurent toutefois nécessaires pour les opérations complexes.
Make
Make propose de nombreuses fonctionnalités. Son interface reste facile à appréhender, et l’outil permet d’instaurer des scénarios plus complexes que Zapier. C’est une plateforme très visuelle, qui expose ses scénarios sous la forme de schémas arborant des conditions, des branches ou encore des boucles.
Le logiciel se connecte à près de 2.800 applications, et peut être reliés à des API pour mener des projets complexes. Il est aussi compatible avec de nombreux langages de programmation, comme Python et Java. Tout comme Zapier, Make propose une grande documentation, un blog et une communauté active.
Cependant, l’interface utilisateur devient complexe pour l’instauration de fonctions avancées. De plus, des compétences en low code sont requises pour utiliser pleinement ses fonctionnalités.
Power automate
Power Automate est l’outil d’automatisation de la suite Microsoft. Il permet de créer des workflows entre les outils de la licence (comme Excel, Power BU ou Outlook) ou en collaboration avec des applications tierces (comme Gmail ou Trello) via leurs API.
Conçu pour automatiser des tâches répétitives (comme la mise à jour de fichiers, la mise en place de rappels ou la synchronisation de données), il identifie rapidement des erreurs et propose des solutions pour les corriger. Il intègre aussi l’IA pour enrichir et fluidifier les scénarios.
L’outil dispose d’une bibliothèque de documentation, de templates et de vidéos pour faciliter sa prise en main. En revanche, l’interface est jugée moins intuitive que celle de Zapier ou de Make.
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N8n
N8n est une solution d’automatisation en open source avancée qui prend en charge des automatisations complexes. S’adressant à des profils plutôt techniques, comme des développeurs ou des growth hackers, il offre la possibilité de coder les requêtes si nécessaires.
Ce programme peut néanmoins être utilisé par des profils intermédiaires qui maîtrisent le low-code. Des templates sont d’ailleurs disponibles, facilitant la première automatisation des flux de travail.
Le logiciel se connecte à près de 220 outils et prend en charge plusieurs sources de données. Il est également flexible, très rapide et propose plusieurs outils d’intelligence artificielle pour faciliter le traitement des informations. Une large documentation reste disponible, tout comme des études de cas spécifiques.
Ce programme demeure cependant difficile à prendre en main. Il requiert de solides compétences en développement.
Parabola
Parabola est un logiciel d’automatisation de gestions de données destiné à mettre en place des workflows avancés. Il permet de connecter plusieurs sources (base de données, APIs, etc.), de nettoyer et de transformer des données, puis de les exporter. Il est aussi capable de générer des rapports ou des tableaux de bord.
Ce logiciel possède une interface intuitive. Il s’appuie sur une grande documentation, un blog, un forum et présente des études de cas pour faciliter sa prise en main. Il existe en version gratuite et payante.
En revanche, le support technique est apparemment plutôt limité. De plus, l’intégration avec Salesforce est parfois compliqué à configurer.
Tray.io
Tray.io est une plateforme d’automatisation low-code destiné aux entreprises désirant mettre en place des flux de travail complexes et très personnalisés. Il se connecte à près de 500 applications.
Le logiciel propose des fonctions avancées, telles que la gestion d’erreur, le suivi des données en temps réels ou encore une sécurité renforcée (gestion de rôle, authentification unique, entre autres). La plateforme s’accompagne de templates, d’une grande documentation et de cas clients reconnus comme Udemy.
Cependant, la prise en main du logiciel peut être complexe pour un débutant. La création de workflows avancés requiert des compétences techniques solides, notamment en API. Par ailleurs, certains bugs peuvent être difficiles à gérer.
ZennoPoster
ZennoPoster est un logiciel permettant d’automatiser des tâches effectuées sur un navigateur web. Il est à installer sur ordinateur.
Cet outil no-code crée des robots capables de scanner, analyser et trier des informations disponibles sur la toile. Il se distingue par sa capacité à générer de nombreux scénarios (threads) en même temps, dont le lancement peut être programmé à l’avance.
De plus, le logiciel peut émuler des informations issues d’autres appareils, comme des smartphones. Il simule aussi le comportement humain sur un site web.
Parmi ses usages les plus fréquents, il permet d’envoyer des messages de prospection automatique, de récolter des données (scraping) sur un grand nombre de sites Internet ou encore de récupérer des images libres de droit.
Ce logiciel requiert cependant un peu de temps dans sa prise en main. De plus, c’est un programme disponible en anglais ou en russe.
14 logiciels d’automatisation pensés pour des actions spécifiques
Au-delà des plateformes généralistes, de nombreux logiciels intègrent à présent des processus d’automatisation pour simplifier l’exécution de tâches courantes. Voici une sélection d’outils d’automatisation spécialisés.
Créer des formulaires en ligne
Les logiciels de création de formulaires en ligne sont particulièrement utiles pour récolter des informations avant le démarrage d’une mission client ou pour recueillir des retours d’expérience. Ils évitent les allers-retours par mail et centralisent les informations obtenues au même endroit.
Leur partage est simple, via un lien à intégrer dans un courriel, sur les réseaux sociaux ou sur un site Internet. Plusieurs outils offrent même la possibilité de personnaliser l’interface aux couleurs de l’entreprise.
Ces programmes se connectent à d’autres logiciels. Il est par exemple possible de rediriger l’internaute vers une page de prise de rendez-vous après validation du formulaire ou d’ajouter automatiquement son contact à une liste d’emails.
Les logiciels suivants sont les plus courants :
- Google Form est une solution gratuite, rapide à prendre en main, et idéale pour les besoins simples ;
- Tally est intéressant pour créer des formulaires conditionnels, personnalisables et avec une interface épurée ;
- Typeform mise sur son format conversationnel (avec une question à la fois) et il intègre à présent l’IA pour générer des formulaires dynamiques.
Gérer la prise de rendez-vous
Fini les mails interminables pour se mettre d’accord sur un créneau de rendez-vous ! Les logiciels offrent la possibilité de réserver sa séance selon les horaires de disponibilité de l’entreprise.
Ces outils se synchronisent avec les agendas en ligne (comme Google Calendar) et ils envoient des mails de confirmation et de rappel automatiques. Ils font ainsi gagner du temps aux entreprises tout en améliorant l’expérience client.
Parmi les logiciels les plus courants sur le marché, il est possible de citer :
- Calendly, qui dispose d’une interface simple et intuitive ;
- Hubspost, qui propose une fonction de prise de rdv qui se synchronise directement avec son CRM ;
- Timify, qui s’adresse aux entreprises de toute taille et génère des rapports et des statistiques ;
- Acuity, qui offre la possibilité de créer des liens personnalisés pour conserver une cohérence avec l’image de l’entreprise.
Envoyer des emails
Les logiciels d’emailing facilitent la gestion et l’envoi des courriels. Ils permettent de créer des séquences automatiques qui s’adaptent aux actions accomplies par les prospects (achat, inscription à une newsletter, téléchargement d’un lead-magnet, etc.).
Ils offrent la possibilité de segmenter l’audience pour ajuster les messages en fonction de leurs parcours client. Enfin, ils génèrent des tableaux de statistiques pour analyser l’efficacité des campagnes marketing. Ces outils se synchronisent avec des pages de capture, des outils e-commerce, des plateformes de prise de rdv ou encore des CRM.
Parmi les nombreuses solutions d’emailing existantes, il est possible de citer :
- Mailchimp avec son interface intuitive, idéale pour les débutants, avec des options de collaboration en équipe ;
- Active Campaign qui est puissant en matière de segmentation, et dispose de nombreuses fonctionnalités comme le tracking des campagnes d’emailing ;
- Brevo (ex-Sendiblue) qui est une plateforme qui combine emailing, CRM et gestion de campagne SMS et WhatsApp.
Organiser la gestion de projets
La gestion de projets peut être un vrai casse-tête lorsqu’elle implique plusieurs personnes, étapes ou outils. Heureusement, il existe des solutions pour centraliser les informations, assigner des tâches et suivre l’avancement d’un projet. Ces logiciels facilitent le travail collaboratif, le partage d’informations et ils offrent une meilleure visibilité de la répartition des tâches.
Ces plateformes se synchronisent avec de nombreux outils, comme les agendas numériques, les CRM, les emails et même les logiciels de planification de posts pour les réseaux sociaux.
Les solutions suivantes font partie des plus populaires :
- Notion est un outil tout-en-un ultra-personnalisable, idéal pour créer des espaces collaboratifs sur mesure et gérer plusieurs projets en même temps ;
- Trello fonctionne sous la forme de fiches organisationnelles ;
- Clickup est un logiciel de gestion de projet avancé conçu pour le travail en équipe ;
- Asana simplifie l’organisation des équipes et favorise leur autonomie.
Il existe à présent de nombreux outils pour automatiser les tâches. Ils permettent de gagner du temps et de se concentrer sur les actions à haute valeur ajoutée. Comet Data vous aide à mettre en place des workflows personnalisés qui vous feront gagner du temps dans vos tâches administratives, comptables et dans vos processus RH. Prenez rendez-vous et retrouvez de la sérénité dans votre travail.
