Un suivi rigoureux de la comptabilité d’une entreprise est essentiel pour garantir sa bonne santé financière et assurer le respect de ses obligations légales. Pour y parvenir, il est utile de mettre en place des KPI comptables. Ces indicateurs apportent un éclairage sur sa gestion interne et son traitement de ses factures et ses paiements fournisseurs et clients. Comet Data vous offre une sélection d’indicateurs clés pour améliorer le suivi de votre comptabilité au quotidien.
KPI comptable : définition
Un KPI comptable (ou indicateur de performance en français) est une donnée chiffrée ou visuelle qui permet de suivre un objectif relatif à la gestion comptable d’une entreprise. Il peut prendre la forme d’un pourcentage, d’un graphique ou encore d’une barre de progression.
Les KPI comptables sont à distinguer des KPI financiers. Les premiers s’intéressent avant tout à la gestion comptable interne d’une entreprise, au suivi de ses processus (comme le traitement des factures) et au respect de ses obligations légales. De leur côté, les indicateurs financiers servent à piloter la performance économique d’une structure, à évaluer sa rentabilité ou encore sa capacité d’investissement.
Bien qu’ils servent des objectifs différents, ces deux types de données sont complémentaires. Une comptabilité rigoureuse est essentielle pour garantir une bonne gestion financière et faciliter la croissance d’une société.
Rôle des indicateurs clés comptables
Ces KPI jouent un rôle dans le pilotage comptable de l’entreprise. Ils permettent de suivre l’enregistrement des écritures et la gestion de la facturation, tout en mettant en avant d’éventuels dysfonctionnements ou lenteurs dans les processus.
Les données recueillies grâce à ces indicateurs facilitent l’amélioration des process internes. Elles peuvent révéler la nécessité d’optimiser des outils comptables existants, de fluidifier certains process, voire de recruter une nouvelle personne ou de faire appel à des structures comptables externes.
Les indicateurs de performances sont aussi utiles pour maîtriser la gestion des factures clients et fournisseurs. Ils permettent de visualiser le cycle de paiement, de prévenir tout retard ou d’identifier rapidement tout seuil critique (comme des délais de paiement dépassés).
Enfin, il convient de rappeler que ces données sont aussi surveillées par des personnes extérieures à l’entreprise, comme les experts-comptables ou les commissaires aux comptes, qui peuvent les consulter au cours de leurs missions d’audit ou de contrôle. Ils peuvent alors surveiller la qualité des données récoltées, et la manière dont sont construits et articulés ces indicateurs.
Le choix de vos KPI comptable dépend ainsi de votre organisation interne, de vos obligations légales et de vos objectifs financiers. Cet article vous propose une sélection de KPI à adapter selon la réalité de votre entreprise.
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8 KPI de gestion comptable interne
Le service comptable d’une entreprise se charge de l’enregistrement et de la gestion de la facturation. Ils remplissent les livres comptables, mènent les déclarations fiscales et se gèrent aussi les inventaires ou les immobilisations de l’entreprise. Un traitement comptable rigoureux est essentiel pour garantir la transparence et l’honnêteté des comptes d’une entreprise.
Les KPI pour améliorer les processus comptables internes
Au niveau du pilotage global, l’entreprise peut instaurer des KPI comptables pour améliorer ses process internes, comme les indicateurs suivants :
- Le délai de clôture des comptes. Il mesure le nombre de jours nécessaires pour clôturer les comptes de l’entreprise. Tout retard peut conduire à une clôture précipitée, avec des risques d’erreur ou d’incohérence. Pour rappel, les entreprises doivent présenter un rapport annuel des comptes aux actionnaires dans les quatre mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. Certaines structures peuvent aussi mettre en place un KPI intermédiaire de suivi de clôture mensuelle.
- Le délai de traitement moyen des factures. Il s’agit d’évaluer la durée moyenne de traitement d’une facture, entre son édition ou sa réception et son paiement. Un délai trop long peut nuire à la relation avec les fournisseurs ou avoir un impact sur la trésorerie de l’entreprise.
- Le coût de traitement des factures. Il prend en compte les ressources humaines et technologiques nécessaires pour traiter une facture. Un coût trop élevé peut être le signe que l’entreprise a besoin de réorganiser ses process. Elle peut éventuellement optimiser les tâches chronophages.
- Le taux d’exception. Il mesure le nombre de factures qui sortent de l’habituel, et qui nécessitent un traitement spécifique, comme une intervention manuelle. Un taux élevé peut être le signe d’un traitement comptable non adapté, qui peut alors nécessiter l’instauration de formations complémentaires ou d’automatisations.
- L’écart entre le budget prévisionnel et le budget réel. Essentiel pour évaluer la performance d’une entreprise, il permet aussi aux équipes comptables de fournir des analyses utiles aux responsables pour traiter ces écarts.
- Le ratio de factures traitées par an et par employé. Cet indicateur de performance révèle un éventuel besoin de formation complémentaire, d’encadrement ou d’amélioration de l’organisation interne.
Les KPI pour contrôler la qualité et limiter les erreurs comptables
Certains KPI sont aussi utiles pour évaluer les taux d’erreurs comptables constatées, afin d’améliorer ensuite le traitement des factures :
- Le nombre d’erreurs comptables identifiées par l’entreprise. Les structures peuvent mettre en place des contrôles internes réguliers pour s’assurer que le traitement comptable respecte la législation en vigueur. Les données récoltées par cet indicateur doivent toutefois être analysées pour vérifier si une augmentation résulte d’une amélioration des processus de vérification ou une augmentation d’erreurs réelles.
- Le nombre d’erreurs comptables identifiées par des personnes externes. Ce KPI est à contrôler de près, car il signifie que les processus d’organisation et de contrôle ne sont pas suffisamment efficaces.
Le service comptable peut aussi mettre en place des KPI qui évaluent le service client du département. Il peut alors mesurer le nombre de contestations qu’il reçoit, ou le taux de résolution des erreurs.
5 KPI de comptabilité fournisseur
La comptabilité fournisseur se charge de l’enregistrement comptable des opérations menées entre une entreprise et ses fournisseurs. Elle gère le suivi de la facturation, les commandes de matières premières ou de produits et services variés ou encore les stocks. Un suivi rigoureux est essentiel pour anticiper les échéances de paiement, mesurer la dette fournisseur et entretenir une relation de confiance avec les fournisseurs.
L’entreprise peut instaurer les KPI suivants :
- Le taux de factures payées à temps. Il mesure le pourcentage de facturées payées dans les délais contractuels. Un pourcentage élevé reflète une bonne organisation interne et favorise une relation durable avec les fournisseurs.
- Le délai moyen de paiement des fournisseurs (ou DPO). Aussi appelé “délai de crédit fournisseur”, il indique la moyenne du nombre de jours entre la réception d’une facture et son paiement. Un délai qui se rallonge peut révéler des difficultés de paiement ou une mauvaise gestion interne, ce qui peut avoir une incidence négative sur les relations avec le client.
- Les remises pour paiement anticipé. Une entreprise peut recevoir un escompte pour paiement anticipé. Cet indicateur contribue à évaluer la rentabilité des paiements anticipés et leur récurrence.
- Le taux d’erreur des factures. Il mesure toute erreur liée à l’enregistrement d’une facture, comme un problème de montant. Un taux élevé peut signifier que l’entreprise ne dispose pas d’outils adaptés pour gérer correctement ses factures.
- Le taux d’erreurs de paiement. Des paiements en double ou des erreurs de montants peuvent survenir, et nécessitent un ajustement.
5 KPI de comptabilité clients
Tout comme pour les fournisseurs, le service de comptabilité suit aussi l’émission, le traitement et le règlement des factures clients. Il veille notamment à l’enregistrement des créances et la bonne réception des paiements, qui sont essentielles pour préserver la trésorerie de l’entreprise.
L’entreprise est alors amenée à surveiller les KPI comptables suivants :
- Le délai moyen de recouvrement des créances (DSO). Il mesure le délai moyen nécessaire pour encaisser ses créances après facturation. Un délai faible est bénéfique pour l’entreprise, tandis que le dépassement du délai contractuel peut impacter directement sa trésorerie. Ce KPI est à ajuster en fonction des délais de paiements stipulés dans les contrats.
- La durée moyenne de recouvrement des créances. Il évalue le délai de remboursement à la suite d’un retard.
- L’indice d’efficacité du recouvrement. Il mesure la capacité d’une entreprise à récupérer toutes ses créances sur une période définie. Il apporte un éclairage sur les actions menées pour obtenir le paiement des factures par les clients.
Certains indicateurs peuvent aussi révéler des situations à risques pour l’entreprise. C’est notamment le cas :
- Du pourcentage de comptes à hauts risques. Certains clients peuvent présenter un risque élevé de non-remboursement (entreprise en difficulté financière, anciens litiges en matière de paiement, etc.). Ce KPI doit être mis en relation avec d’autres données pour contextualiser ce risque. Il peut d’ailleurs encourager une entreprise à renforcer ses garanties de remboursement.
- Le ratio de créances irrécouvrables/chiffre d’affaires. Il permet de connaître le pourcentage de chiffre d’affaires perdu à la suite de factures non réglées. Il peut aider l’entreprise à améliorer ses processus de relances ou de sélection de ses clients.
Conclusion
Les KPI comptables sont donc utiles pour aider une entreprise à piloter sa gestion comptable. Elles sont à la fois utilisées pour apporter un regard sur sa gestion interne, mais aussi pour surveiller l’enregistrement et le paiement des factures fournisseurs et clients. Comet Data vous accompagne dans la mise en place de ces indicateurs comptables. Prenez rendez-vous pour partager vos enjeux et vos besoins actuels.